O sucesso de uma equipe de comunicação começa já na sua formação, com a escolha de profissionais competentes para ocupar posições estratégicas que vão impactar diretamente os resultados conquistados.
Isso com certeza envolve muito trabalho e representa um desafio e tanto, mas também é o que diferencia equipes de alto nível daquelas que não saem da média.
O que é preciso para montar uma equipe de comunicação realmente capacitada?
E mais importante, como fazer para continuar qualificando o time que você levou tempo para montar?
Veja tudo que você precisa saber para acertar nas escolhas e contar com os melhores profissionais do seu lado!
O que levar em conta antes de montar a equipe
Antes de começar a procurar por candidatos ou pensar nas descrições de vagas, é bom levar em conta alguns fatores importantes que ajudarão a definir a montagem da equipe.
Fazer essa consideração vai ajudar você a não apressar as coisas, além de evitar o erro de contratar gente demais antes da hora, o que poderia complicar o trabalho sem necessidade.
Veja 3 aspectos básicos aos quais você precisa dar atenção:
Tamanho da empresa
O tamanho da sua empresa é um fator determinante tanto para dimensionar a equipe, quanto para definir o perfil dos candidatos que devem ser contratados.
Enquanto pequenos negócios precisarão de poucos profissionais com um perfil mais generalista, os famosos “coringas”, grandes empresas devem buscar equipes completas, com especialistas em suas respectivas áreas.
Desafios a vencer
Quais são os desafios de Marketing e Vendas que a sua empresa tem pela frente? Que dizer dos objetivos e metas traçados para o negócio no futuro?
Pensar nisso vai ajudar você a entender bem que tipo de pessoas precisará ter no seu time para alcançar o que foi estabelecido como alvo.
Aliás, vai saber também como mesclar diferentes personalidades e estilos de trabalho em busca da diversidade certa, para poder montar um time diferenciado.
Quando vale a pena terceirizar?
Assim que sua empresa decide adotar uma estratégia de Marketing Digital, um dos questionamentos que surge é se deve estruturar um time internamente ou terceirizar os serviços.
Ou ainda, misturar as duas opções. Isso vai depender do tamanho, área, orçamento e prioridades da sua empresa.
Existem vantagens e desvantagens em cada uma dessas escolhas. No caso de um time contratado, ele geralmente entende melhor o contexto da empresa e seus objetivos.
Além disso, tem mais tempo para se dedicar de forma exclusiva e entregar resultados apenas para a própria empresa.
Contudo, contratar colaboradores com experiência tende a ser mais caro e, caso eles tenham menos experiência, a curva de aprendizado é mais longa.
Por outro lado, um time terceirizado dá à sua empresa a liberdade de focar em outros aspectos do negócio. Mas esses profissionais terceirizados também terão menos tempo para se dedicar ao seu projeto, já que provavelmente também atenderão outros clientes.
Para saber o que deve terceirizar ou não, vale a pena se perguntar:
– Essa atividade toma muito tempo de um colaborador e poderia estar com outra pessoa ou empresa?
– É uma atividade importante para a empresa a ponto de exigir a contratação de um especialista?
– Com as respostas em mente, cabe à empresa avaliar o que é melhor para o negócio.
Como contratar os membros do time
Contratar os membros do seu time será uma tarefa desafiadora, mas também revelará uma experiência muito positiva, à medida que as peças vão se encaixando até a formação esteja completa.
Dê atenção a 5 passos a seguir para encontrar os candidatos ideais a cada vaga:
1. Identifique os principais desafios por setor
Já falamos sobre identificar os desafios do negócio como um todo, mas agora é a hora de pensar nas dificuldades específicas de cada posição.
Esse é o primeiro passo para definir com precisão qual é o tipo de pessoa ideal para a vaga e procurar por ela a fim de resolver os problemas que surgirão no dia a dia.
2. Forme um perfil ideal dos candidatos
Com base no que ficou definido ao pensar nos desafios de cada papel, você deve montar um perfil ideal dos candidatos que vai recrutar.
Ainda não é a hora de sair ativamente procurando por eles, mas isso já vai dar a você uma boa noção de como será a equipe final, com todos em suas respectivas áreas.
3. Conheça as posições que precisa preencher
Esta etapa é como se fosse o encaixe de um quebra-cabeças, mas vai muito além de associar as funções que precisa no seu time com os nomes das posições comuns no mercado.
A ideia é que você conheça muito bem cada vaga para a qual vai contratar e saiba selecionar os melhores profissionais para fazer parte da empresa.
4. Monte um processo de seleção adiantado
Em vez de começar o processo seletivo de qualquer jeito, sem direção definida, é muito melhor elaborar um processo de forma adiantada.
Assim, evitará emergências e dores de cabeça desnecessárias e passará uma imagem séria da empresa.
Isso vai também facilitar que apenas as pessoas mais qualificadas se candidatem à vaga e que o seu processo de avaliação seja mais eficiente, aumentando suas chances de acertar nas contratações.
5. Automatize parte do recrutamento
É claro que você não quer se isentar da responsabilidade de escolher os membros da sua equipe de comunicação e muito menos ver alguém incapacitado atuando em uma função importante.
Mas isso não quer dizer que precise passar por todo o processo de forma manual. Para atrair os candidatos, há muitos sites de recrutamento úteis que podem ajudar.
Dependendo da vaga, também há ferramentas de teste que podem ser usadas para facilitar o seu trabalho de avaliação.
Como qualificar a sua equipe
Depois de fazer a contratação, o seu trabalho está terminado, não é mesmo? Nada disso! Quem trabalha com marketing sabe da importância de se qualificar.
Não é novidade que isso seja um requisito, mas como garantir que todos permaneçam atualizados com os padrões do mercado?
Depois de tomar as 4 ações abaixo, você conseguirá fazer isso.
1. Dê e receba feedback constantemente
O feedback é um ponto fundamental dentro de qualquer equipe, e tem que partir do líder. Por isso, não hesite em dar e receber esse retorno de cada pessoa no seu time.
Essa troca constante de informações só vai contribuir para o crescimento pessoal e profissional de todos e criará um ambiente mais forte para atingir os alvos propostos.
2. Promova a colaboração na empresa
Enquanto alguns líderes promovem um espírito de competição interna, acreditando que isso vai despertar a sede por resultados, a melhor saída é a colaboração.
Por meio dela, uns aprendem com os outros e adquirem habilidades que sozinhos não seriam capazes de conseguir.
Em outras palavras, um ambiente colaborativo fomenta a qualificação no dia a dia, apenas pela troca de ideias e experiências.
3. Invista em treinamento
Investir em treinamentos, certificações e eventos que se relacionem com os conceitos que a sua equipe precisa entender é, sem dúvida, uma das melhores formas de qualificar o seu time.
A oportunidade de aprender com referências da indústria a respeito de temas relevantes para o cotidiano da equipe vai fazer toda a diferença para manter o time no mais alto nível técnico.
4. Incentive a produção de conteúdo
Produzir conteúdo é outra forma incrível de aumentar a qualificação da equipe. Pense no que é preciso para produzir um post de blog, por exemplo.
Pesquisar referências sobre um assunto, organizar as ideias e comunicá-las de forma simples e objetiva, de modo que criem valor para os leitores, não é para qualquer um, não é mesmo?
Uma equipe que produz conteúdo de forma regular se torna mais completa para atacar os problemas de comunicação da empresa com sucesso.
As novidades na gestão de Comunicação
A chegada da internet trouxe complexidade à gestão de comunicação. Atualmente, são muitos os canais que precisam ser trabalhados. Uma estratégia de Marketing Digital, por exemplo, requer um grande número de ferramentas e habilidades.
Além disso, os consumidores hoje querem se relacionar com a empresa em diversos canais, o que exige um atendimento mais personalizado. Por isso, os gestores de comunicação precisam de uma visão do comportamento dos consumidores e de integração com a área de Vendas.
Esse profissional precisa preocupar-se com conteúdo, aquisição de clientes, encantamento e mais. Não é só gerar o Lead e repassá-lo para um vendedor.
As áreas de um time de Comunicação
Determinar funções essenciais, como dissemos, é difícil porque varia de empresa para empresa. Mas é possível listar algumas atividades que são críticas para o funcionamento de uma área de comunicação na atualidade.
Liderança
É difícil que uma área de comunicação tenha sucesso sem um bom líder. Seja coordenador, gerente ou diretor, essa pessoa atua como um norte para a equipe. Por isso que, além da capacidade técnica, precisa engajar o time e ter identificação com a cultura da empresa, representando-a.
SEO
Ter um profissional de SEO é essencial também para o funcionamento de uma estratégia de comunicação. Com perfil mais técnico, ele é responsável por desenvolver e executar estratégias para os sites serem relevantes nos mecanismos de buscas.
Conteúdo
Quem atua com conteúdo fica responsável por um dos principais meios de atração de Leads atualmente. A produção pode ser até terceirizada, mas é importante que alguém atue na edição e revisão dos conteúdos recebidos, adequando-os às necessidades da empresa.
Design
O designer é responsável atualmente não só pela parte criativa como também pelas técnicas de usabilidade. Sites precisam ser responsivos e amigáveis para que sua estratégia na internet seja bem-sucedida. Por isso, um profissional especializado nessa área é fundamental.
Operações
Por fim, o responsável pelas operações é quem vai garantir o controle na execução das atividades, seguindo o planejamento.
Ele também pode implementar ferramentas de Automação de Marketing, que deixem o restante do time livre para aquelas atividades mais estratégicas e menos repetitivas.
Os principais papéis para uma equipe de comunicação
Quais são, afinal de contas, os principais papéis que uma equipe de comunicação precisa para se sair bem e conseguir lucros para o negócio?
Como já vimos, dependendo do tamanho da empresa, o time de comunicação pode ter poucos profissionais ou dezenas deles.
Por isso, analisamos abaixo apenas algumas das vagas que você talvez queira preencher na sua empresa:
Analista de SEO
O papel de um analista de SEO é acompanhar o progresso das estratégias de otimização da empresa e procurar por oportunidades de melhorias, o que envolve se manter atento às últimas novidades sobre o assunto.
Também deve garantir que o que ficou definido nesse sentido seja realmente colocado em prática. Para isso, precisa entender de métricas de SEO, colaborar com os times de conteúdo e desenvolvimento.
Analista de redes sociais
O analista de redes sociais, por sua vez, tem a missão de entender como anda a imagem da empresa nessas redes, bem como o engajamento dos seguidores e fãs com o conteúdo produzido.
Naturalmente, ele também deve liderar as melhorias realizadas nesse sentido, principalmente visando aumentar as conversões por meio desses canais.
Gerente de comunicação de conteúdo
Ao gerente de comunicação de conteúdo cabe a responsabilidade de coordenar uma equipe de profissionais responsáveis por toda a produção de conteúdo e manutenção do blog: escritores, designers e outros.
Deve estar sempre atento aos objetivos da empresa — como gerar Leads e aumentar as vendas , e criar estratégias e processos que levem ao cumprimento destes.
Analista de desenvolvimento web
O analista de desenvolvimento web precisa manter o site e o blog corporativo da empresa funcionando de forma impecável, bem como fazer manutenções e atualizações conforme houver necessidade.
Deve-se entender princípios avançados de design e desenvolvimento, além de colaborar com os times de conteúdo, redes sociais e outros, a fim de criar boas experiências para o usuário.
Gerente/analista de otimização e conversões
Esse é o profissional responsável por gerenciar todos os testes de comunicação e usá-los para aprimorar a taxa de conversões por meio do funil de vendas.
Landing Pages, formulários, botões de Call-to-Action e testes A/B são alguns dos conceitos que ele precisa entender muito bem para aumentar a geração de Leads e conversões destes em clientes.
Realmente, o processo de encontrar e recrutar profissionais talentosos para integrar a sua equipe de comunicação requer muita proatividade e uma análise criteriosa dos candidatos. Mas, seguindo essas dicas você terá o que é preciso para fazer um ótimo trabalho e colher os frutos disso.
Os conhecimentos necessários
Caso você decida manter um time interno, ou parte dele, precisará saber quais são as habilidades e características necessárias a um profissional de comunicação. Claro que um pouco disso depende da função que será assumida, mas em geral, é desejável que um profissional da área seja:
T-shaped: isso significa que ele deve ter uma base geral de Marketing Digital, mas deve ser também especialista em alguma área, como produção de conteúdo e SEO;
Data-driven: o profissional deve justificar suas opiniões e escolhas por meio de dados, e não de “achismos”;
Diferenciado: entre os diferenciais de um bom profissional de Marketing Digital estão: dinamismo, curiosidade e disposição para aprender e proatividade.
Outros bons indicativos: certificações na área, boas referências anteriores, entre outros atrativos.
No início, é difícil saber quantos profissionais serão necessários para colocar em prática sua estratégia de Marketing Digital. A verdade é que o time pode ser variável, pois vai depender do quanto você está disposto a investir.
Se sua empresa é pequena ou média, você pode começar com um colaborador com um perfil mais generalista, ou seja, que entenda de tudo um pouco. Conforme as demandas do marketing forem crescendo, você pode ir contratando profissionais cada vez mais qualificados para funções específicas.
Mas por qual profissional começar as contratações? Embora não haja uma única resposta, a Resultados Digitais possui uma metodologia, a Máquina de Crescimento, que serve como um guia para saber qual deve ser o tamanho da sua equipe de acordo com seu desenvolvimento e crescimento no Marketing Digital.
Como montar e aumentar a performance de um time tendo a Máquina de Crescimento como metodologia
A metodologia Máquina de Crescimento tem como objetivo ajudar as empresas a crescerem de maneira clara e previsível, seguindo um rumo de sucesso no Marketing Digital.
É dividida em 4 fases que indicam o grau de evolução da empresa no Inbound Marketing. Em cada fase, existem algumas etapas para implementar ou evoluir a estratégia de comunicação Digital, e também uma sugestão de como compor a equipe de comunicação e vendas.
Para quem está iniciando, são direcionadas as fases 1 e 2 da metodologia, que veremos a seguir.
Fase 1: Prova de Canal
A fase 1 é o início de tudo. É quando a empresa ainda está aprendendo a usar o Inbound Marketing como ferramenta para aquisição de clientes, a gerar Leads, nutri-los e qualificá-los para venda.
Costuma ter entre 3 e 6 meses de duração. A equipe deve ter no mínimo 1 ou 2 pessoas em Marketing e Vendas: um dos colaboradores deve trabalhar no Marketing Digital, conhecendo ao menos os conceitos básicos, como Lead, blog, E-mail Marketing etc. O outro deve focar em vendas, trabalhando os Leads gerados a partir das ações de Inbound.
Nesta fase, sugere-se que os profissionais realizem cursos e consumam conteúdos mais gerais, que ajudem a aplicar a metodologia. É necessário, antes de tudo, entender a estratégia e como ela se aplica ao contexto da empresa. Pode ser uma boa ideia contar com uma consultoria para geração de Leads.
Fase 2: Modelo Replicável
A partir da fase 2, a empresa já começa a fazer mais vendas Inbound. Então, é momento de iniciar ações que gerem mais volume e previsibilidade na geração de Leads e vendas.
Para esta fase, serão necessários de 6 a 12 meses. A equipe deve ser formada por 2 a 5 profissionais. Um deve estar no Marketing, deve haver uma pessoa em meio período em pré-vendas (qualificação de Leads / meio de funil), um designer ou freelancer e vendedores. Todos devem conhecer técnicas básicas de Marketing Digital e entender a mecânica.
É hora de investir em cursos e conteúdos específicos, consultorias e até mesmo terceirização focados em solucionar os principais gargalos da equipe, como problema de escala na produção de conteúdo e compra de mídia.
Fase 3: Automatizando e escalando
Para quem já faz Marketing Digital, ou seja, já possui certa maturidade na estratégia, é o momento de automatizar e escalar o processo (Fase 3 da metodologia Máquina de Crescimento). Isso porque a operação já cresceu naturalmente até o ponto em que aparecem algumas dores.
O volume de Leads a serem qualificados fica grande demais para que isso seja feito manualmente, e o ritmo de crescimento orgânico diminui, parecendo estar próximo de um nível de saturação. Operacionalizar a comunicação, conteúdos e a gestão de Leads começa a se tornar difícil.
É nesse contexto que você deve aumentar sua equipe de comunicação e vendas da seguinte maneira:
Pelo menos dois profissionais no marketing;
Um editor/produtor de conteúdo (interno ou terceirizado);
Um pré-vendas;
Um designer;
Pelo menos três vendedores;
Nessa etapa, sua equipe já deve ser capaz de utilizar técnicas intermediárias de Marketing Digital e vendas, gerar mais volume de Leads recorrentes, trabalhar mídias pagas e elaborar uma jornada de compra bem desenhada para seu público-alvo.
Também é o momento de passar a utilizar fluxos de e-mail automatizados (o que vai desafogar uma parte da equipe da produção manual) e ter automação de qualificação para vendas (Lead Scoring).
Fase 4: Otimizando
Quando sua empresa estiver rodando a todo vapor desta maneira, é hora de passar para a Fase 4 (Otimização). Aqui, a empresa já tem uma operação fluida de alto volume, com boa penetração de mercado e já está em difícil continua ganhando volume. O foco agora é ganhar eficiência.
Nessa etapa, a preocupação está em usar dados e a inteligência para conseguir capitalizar melhor toda a estrutura e as ações que já estão sendo realizadas. Assim, é altamente recomendável você criar uma estrutura de experimentos (growth hacking) para fazer melhorias contínuas nas mais diversas práticas de Marketing Digital disponíveis, sempre se baseando em números e análises avançadas.
Então , a equipe já tem que estar um pouco mais robusta. É esperado que o time já tenha:
Um CMO ou diretor de comunicação;
4 ou mais especialistas por temas técnicos;
2 ou mais editores/produtores de conteúdo;
Time de criativos com 3 ou mais pessoas (designers, editores de vídeo ou outros);
Pelo menos 1 sales ops no time de vendas.
Nessa etapa, o time precisa estar capacitado para usar técnicas avançadas de comunicação e vendas, fazer growth hacking, produzir conteúdo segmentado, ter fluxo de e-mails para clientes e um processo de análise de eficiência de vendas que traz feedback ao marketing, para atualizar Lead Scoring e metas.
Fase 5: Identificando gargalos
Outra maneira de avaliar se a estruturação do time está funcionando é analisar a operação e buscar possíveis gargalos.
A produção de conteúdo está em dia? Todos os Leads qualificados passam pelo pré-vendas? Os vendedores estão conseguindo abordar todos os Leads que chegam a eles?
Para ajudar a identificar esses gargalos, você pode adotar estas dicas:
Tenha bem definida a capacidade de cada colaborador em termos de eficiência e tempo: você precisa saber qual é o potencial de produção de seus funcionários para saber o que e como cobrar deles;
Prepare colaboradores para assumirem a gestão: em uma empresa em crescimento, é comum termos contribuidores individuais se tornando gestores, sendo que muitos não tiveram experiências prévias em gestão. Por isso, alinhe expectativas, aumente as responsabilidades e acompanhe a evolução desse novo gestor;
Planeje a melhoria de estrutura e processos: verifique qual é a estrutura de determinada área hoje e se ela será escalável daqui a 6 meses para o crescimento planejado. Além disso, prepare-se para especializar as áreas, faça benchmarking e otimize os processos;
Garanta o alinhamento da cultura: tenha um código de cultura da empresa e garanta que os líderes sejam os embaixadores. E coloque em prática esses valores.
Como aumentar a performance de uma equipe de comunicação Digital
Uma vez montado o time de comunicação, é comum que a empresa passe a enfrentar alguns problemas: por exemplo, o conhecimento dos membros não está completamente nivelado, gerando problemas no desenvolvimento.
Outro caso: você acaba contratando um profissional super competente e com grande potencial, mas com uma grande carência no quesito experiência. Enfim, podem ser várias as situações e diversas as demandas por um aperfeiçoamento dos funcionários.
Por isso, é preciso investir na qualificação desses funcionários para que sejam construídos times com alto desempenho. Portanto, é interessante pensar em desenvolver as habilidades de cada colaborador e buscar alinhar os conhecimentos do time.
Abaixo, selecionamos algumas das tendências para aumento de performance e de que forma elas podem impactar positivamente uma equipe.
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Mas como um evento desses pode aumentar a performance de uma equipe de comunicação?
Inicialmente, é proveitoso conhecer e aprender com pessoas que são ícones nessa área. É possível se atualizar sobre as novas tendências do marketing, compartilhar experiências e ter um grande aprendizado sobre o que vem sendo colocado em prática atualmente.
Outro aspecto importante é o networking: nesses eventos, é possível trocar muitas ideias e dicas, conseguir contatos vantajosos para negócios futuros e compartilhar orientações relacionadas ao mundo do marketing em geral.
Conclusão
Uma equipe de comunicação bem estruturada pode triplicar os resultados da sua empresa. Nós, da Partners, temos uma preocupação contínua com a qualidade dos nossos colaboradores.
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