À medida que a estratégia de negócios evolui, sua equipe de comunicação precisa se adaptar para oferecer suporte a novas ferramentas e práticas.
A área de comunicação interna está mudando rapidamente. Ela já evoluiu além de intranets estáticas, mensagens de cima para baixo e estratégias centradas em e-mail.
Como surgem novas tendências dessa área de negócios, sua equipe interna precisa se estruturar adequadamente.
Uma equipe de comunicação interna bem planejada pode percorrer um longo caminho para unificar os funcionários de sua empresa, tanto na mesa quanto na linha de frente, e atingir as metas de negócios.
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Então, vamos ver como você pode construir e dimensionar sua equipe de comunicação interna de forma a maximizar o potencial de sua organização.
Responsabilidades de uma equipe de comunicação interna
Seu departamento de comunicação interna garante que cada conteúdo seja criado e distribuído de forma a dar à sua empresa as melhores chances de sucesso. Mas, essa pode ser uma descrição excessivamente simplificada. Então, vamos entrar em detalhes. As responsabilidades de uma equipe de comunicação interna incluem:
Gestão dos canais de comunicação interna
Muitos trabalhadores, especialmente os que estão na linha de frente, nem sempre usam seus e-mails. Eles são mais propensos a ter aplicativos de redes sociais em seus celulares. Portanto, a mensagem enviada por meio de um aplicativo gera um engajamento muito melhor.
Isso mostra que, se você deseja implementar uma comunicação eficaz em um local de trabalho moderno, precisa de mais do que apenas e-mail.
Por exemplo, os canais modernos disponíveis atualmente incluem mensagens instantâneas, feeds sociais, SMS, videoconferência, plataforma de conteúdo interno e muito mais. E você precisa escolher os mais adequados para sua empresa.
Mas, quais canais estão disponíveis, o que deve ser usado, para qual tipo de comunicação e como implementá-los?
Por exemplo, se você deseja obter a opinião dos funcionários sobre um problema único, específico e casual, compartilhar uma enquete rápida e divertida no feed de mídia social de um aplicativo do funcionário é melhor do que enviar um e-mail.
Apoiar campanhas externas com um giro interno
Há momentos em que as equipes internas podem ajudar nas campanhas de marketing externas. Por exemplo, se o departamento de marketing quiser comunicar o cuidado com que os produtos são feitos, eles podem entrevistar funcionários e mostrar aos clientes em potencial os bastidores por meio de imagens e vídeos.
Nesses cenários, uma equipe de comunicação interna pode ajudar a acelerar o processo. Melhor ainda, eles já podem ter esses dados de uma de suas campanhas anteriores. Essa colaboração entre departamentos ajuda as duas equipes a serem mais eficientes.
Implementação de novas tecnologias
Com novos modos de comunicação digital, as organizações estão ajustando rapidamente suas pilhas de tecnologias e ajustando com novas ferramentas de colaboração e redes sociais.
É responsabilidade de sua equipe interna garantir que nenhum funcionário seja deixado para trás. Por exemplo, seus funcionários da linha de frente precisam ser mantidos informados tanto quanto a sua equipe interna.
Portanto, seu departamento interno será encarregado de escolher e implementar o aplicativo certo para o funcionário .
Não apenas isso. Antes e depois de instalar uma nova solução, a equipe de comunicação interna irá defendê-la em toda a organização, obter a adesão de todas as partes interessadas e garantir as melhores práticas para aproveitá-la ao máximo.
Acompanhe e melhore o engajamento da equipe
O trabalho de uma equipe de comunicação interna não termina quando eles programam tudo para ser enviado e publicado. O próximo passo é avaliar o alcance e o engajamento de seu conteúdo.
Portanto, como parte de seu plano interno, sua equipe também terá KPIs predefinidos e formas de acompanhar o desempenho. A equipe deve buscar respostas para perguntas como:
- Nossas mensagens estão alcançando os funcionários com sucesso?
- Eles estão chegando a tempo?
- Quantos trabalhadores estão realizando as ações mencionadas nas mensagens?
Ao rastrear o envolvimento da equipe, ela continua melhorando suas mensagens e refinando a estratégia geral de comunicação.
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Papéis necessários para uma equipe de comunicação interna
Aqui estão as principais funções que você pode querer incluir em sua equipe interna. Contudo, observe que cada empresa é diferente.
Mesmo que você não tenha os recursos ou o orçamento para preencher todas essas funções, ainda é possível construir uma equipe eficaz, com menos pessoas, que estejam prontas para desempenhar vários papéis.
Chefe de comunicação interna
Toda grande equipe precisa de um grande líder. Dentro da estrutura de sua equipe de comunicação interna, essa pessoa será responsável por planejar, implementar e medir o desempenho de sua estratégia com a equipe.
Coordenadoria de canais de comunicação interna
Em seguida, preencha sua equipe com membros que administram e coordenam a equipe em diferentes canais e comunidades. Quantos? Isso depende da estrutura do canal e da estratégia que você irá usar na comunicação interna.
Entenda os objetivos organizacionais
Você não pode construir ou reestruturar sua equipe interna sem primeiro entender os requisitos de negócios. Então, pense bem a estratégia de negócios e informe ao estrategista.
Por exemplo, se uma parte de sua estratégia de negócios está se expandindo para novos locais, suas práticas de comunicação, ferramentas e estrutura de equipe devem levar isso em consideração.
Agora que estão claros os objetivos do seu negócio, considere os diferentes tipos de funções que você precisará. Consulte as funções que compartilhamos acima para selecionar o que é melhor para sua equipe de comunicação interna.
E se você estiver usando um aplicativo de redes sociais, precisará de, pelo menos, uma pessoa comprometida em garantir que as partes interessadas publiquem regularmente.
Invista na sua equipe de comunicação interna
Apenas preencher membros em sua equipe não é suficiente. É importante investir no seu desenvolvimento profissional, porque quanto mais cedo eles entrarem em ação, melhor para sua empresa.
Mesmo se você tiver um orçamento limitado, há muitos recursos gratuitos disponíveis para os profissionais de comunicação melhorarem seus trabalhos.
Se você tem trabalhado como uma equipe de um, é provável que você não documente muito, tudo o que você faz é bem provável que esteja somente na sua cabeça. Nós não o culpamos. Você está sobrecarregado de tarefas e é tentador apenas passar de uma coisa para outra e fazer mais.
Isso pode funcionar para um profissional solo, mas não para uma equipe de comunicação interna. A documentação é essencial para uma equipe esclarecer papéis, delinear processos e compartilhar conhecimentos.
Concentre-se na eficiência
A produtividade e os prazos são especialmente importantes para a comunicação interna. Quando houver situações que precisam ser abordadas ou comunicadas rapidamente, sua equipe deve estar pronta para avançar e clicar no botão enviar.
Portanto, cabe a você construir uma cadeia de comando adequada, curta, preparada e organizada. Ao mesmo tempo, deve haver um processo de revisão e aprovação para garantir que nenhuma mensagem seja transmitida por impulso de alguém.
Como construir uma equipe de comunicação interna?
Se pretende construir uma equipe de comunicação interna deve fazer o seguinte:
1. Identificar a estrutura de que necessita – Precisa de assistentes? Coordenadores? A quem esses se reportarão?
2. Recrutar – Elabore uma descrição do cargo e comece a divulgar as oportunidades acordadas. Prepare as perguntas da entrevista.
3. Contrate – Avalie seus candidatos e selecione aquele que você acha que melhor preencherá a função.
Em seguida, você precisa avaliar a produção de sua equipe e identificar onde precisa de suporte. Esse processo será contínuo.
Conclusão: construindo e escalando sua equipe interna
A comunicação interna varia muito de uma empresa para outra. A estrutura de sua equipe de comunicação interna dependerá do tamanho do seu negócio e dos objetivos organizacionais exclusivos.
Independente disso, o objetivo de um departamento de comunicação interna de alto desempenho permanece o mesmo. E as dicas acima irão ajudá-lo a construir uma equipe que tenha as habilidades e conhecimentos para contribuir plenamente com esse propósito.
Portanto, comece a fazer os ajustes necessários para construir ou dimensionar sua equipe interna da maneira certa.
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