Uma estratégia de comunicação interna bem planejada, cuidadosamente monitorada e bem-sucedida é essencial para você que deseja obter valor de seu ativo mais importante: as pessoas.
Os funcionários se sentem mais engajados, motivados e, portanto, mais produtivos quando são mantidos informados sobre tudo o que está acontecendo com a empresa e quando têm canais para compartilhar suas opiniões e transmitir mensagens à liderança sênior.
Esses são muitos benefícios de um plano de comunicação interna eficaz, mas muitas empresas estão deixando de investir nessa área.
Repetidas vezes, vemos que a comunicação interna está carente de apoio, recursos e, mais importante, visão da liderança.
À medida que as empresas chegam à encruzilhada do crescimento da empresa e da experiência dos funcionários, ter uma estratégia de comunicação interna bem pensada e totalmente apoiada pode ajudar a evitar um ponto de crise.
Se você deseja reinventar sua estratégia de comunicação interna ou criar uma pela primeira vez, pode aumentar suas chances de sucesso estabelecendo os pilares certos para sustentar todos os seus esforços.
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1. Visão estratégica da comunicação
A visão que você deseja realizar e as metas que espera alcançar, com seu plano de comunicação interna, devem ter um elemento estratégico claro.
Isso requer uma compreensão da natureza das comunicações dentro da empresa no momento, onde você quer estar no futuro e como chegar lá.
Examinar o que está funcionando atualmente e o que claramente precisa mudar. Considere como você pode vincular novas ferramentas e métodos a resultados positivos, como maior eficiência e produtividade.
Isso é vital quando se trata de discutir o caso de negócios para um plano de comunicação interna atualizado.
Também, é importante alinhar seu pensamento em torno das comunicações com a estratégia de negócios mais ampla.
Se um dos objetivos atuais da empresa é construir uma marca empregadora mais forte para melhorar a aquisição de talentos, por exemplo, as características de sua marca devem ser refletidas em sua estratégia de comunicação interna.
2. Compreensão do público
Assim como uma campanha de marketing ou publicidade, uma estratégia de comunicação interna só funcionará se for baseada em uma compreensão profunda e precisa do seu público.
Nesse caso, seu público é toda a força de trabalho, desde recrutas juniores e membros da equipe até executivos e diretores.
O processo de preparação de sua estratégia deve incluir engajamento direcionado com pessoas em todos os níveis da força de trabalho para verificar:
- A opinião das pessoas sobre comunicações internas no momento;
- Mudanças que eles gostariam de ver;
- Se os funcionários sentem que estão recebendo todas as informações que desejam ou precisam;
- Seus canais e métodos de comunicação preferidos.
Essa etapa do processo também oferece uma oportunidade para o departamento de RH delinear os benefícios da reformulação da estratégia de comunicação da empresa e preparar a força de trabalho para as mudanças futuras.
3. Suporte em toda a empresa
Envolver a força de trabalho no desenvolvimento de sua estratégia pode contribuir para uma parte vital de seu sucesso geral: conscientização e suporte para seus planos em toda a organização.
É fundamental obter o apoio dos tomadores de decisão no topo da empresa, é claro, para que você possa ter certeza de acessar o orçamento e os recursos necessários para transformar a estratégia em realidade.
Mas, também é importante obter o apoio dos funcionários e membros da equipe que compõem a maior parte da força de trabalho, começando pelo seu próprio departamento.
Ter uma coalizão diversificada de partes interessadas investidas na criação e entrega de sua estratégia de comunicação lhe dará acesso a uma ampla gama de habilidades e insights, aumentando suas chances de sucesso.
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4. Insights baseados em dados da comunicação
O trabalho que você fez até agora provavelmente lhe deu uma boa ideia da direção que você deve tomar com sua estratégia de comunicação interna, mas antes de prosseguir com a implementação, você deve reservar um tempo para fazer backup de seus planos com fatos e números concretos.
Fazer alguma pesquisa e coletar dados sólidos, eliminará qualquer adivinhação desnecessária do processo e dará a todo o plano muito mais força e credibilidade.
A pesquisa focada pode lhe dar uma ideia melhor de:
- Quais métodos de comunicação provavelmente serão os mais eficazes para determinados segmentos de sua força de trabalho;
- Os melhores momentos do dia ou da semana para se envolver e se comunicar com as pessoas;
- Capacidades (e lacunas de capacidade) dentro de sua equipe que podem afetar a implementação e o gerenciamento de sua estratégia.
5. Implementação tática
O pensamento estratégico envolvido na elaboração de seu plano de comunicação interna e na preparação para seu lançamento deve ser seguido por uma abordagem mais tática e prática na hora de colocar sua estratégia em ação.
Esta etapa do processo incluirá:
- Resumir os objetivos que você deseja alcançar com as comunicações internas;
- Estabelecimento de KPIs e métricas que medirão seu progresso em direção a essas metas;
- Identificar os canais e métodos de comunicação mais adequados para segmentos específicos da força de trabalho;
- Verificar a capacidade da equipe e os recursos necessários para executar a estratégia;
- Confirmar orçamento suficiente para atingir seus objetivos.
Um plano tático fornecerá a dimensão prática do mundo real que sua estratégia precisa para ter o máximo de impacto e proporcionar mudanças reais para a força de trabalho e os negócios como um todo.
6. Adaptação
Sua estratégia de comunicação interna não deve ser um elemento imutável, pois os aspectos do trabalho e dos negócios, como tecnologia e preferências dos funcionários, estão mudando.
Os planos devem estar sempre abertos a análises e ajustes, principalmente se a empresa estiver passando por um período de crescimento ou transição.
A mudança organizacional geralmente tem repercussões em termos de como as pessoas e equipes colaboram umas com as outras.
É importante, portanto, que sua estratégia de comunicação seja flexível e adaptável.
Isso apoiará os esforços da empresa para crescer e evoluir de acordo com as tendências externas, o que fortalece sua marca e contribui para a experiência geral dos funcionários.
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